dubbel boekhouden, kostenplaatsen en kostendragers, functiescheiding

1. dubbel boekhouden

Dubbel boekhouden is een systeem van boekhouden.

• Elke mutatie wordt op 2 manieren vastgelegd.
• Dit vindt plaats op grootboekrekeningen.
• Om dit te kunnen vastleggen heb je een bankboek, kasboek en andere dagboeken nodig.
• De debetzijde en de creditzijde moeten hetzelfde bedrag opleveren na sluiting van de dagboekmutaties. Boekhoudpakketten voor computers doen in feite hetzelfde als voorheen op klassieke wijze plaats vond door de dubbele registratie. Voor Agentschappen (8 Zorgadministratiebureaus) is door het ministerie van Financiën voorgeschreven dan wel sterk aanbevolen, het dubbelboekhoudsysteem (bedrijfsboekhouding) toe te passen voor de administratieve verwerking van gegevens. Om uniformiteit de krijgen dienen de rekeningschema’s (op nummervolgorde staan de rekeningen vermeld) te worden ingedeeld in grootboekrekeningen die alleen in de balans voorkomen. En de grootboekrekeningen die alleen een resultaat te zien geven. Voorbeelden:
• Balansrekening: (bezit) goodwill, gebouw, inrichting. Voorraad, debiteuren, bank, kas.
• Balansrekening: (schuld) lening, bankkrediet, leveranciers.
• Balansrekening: eigen vermogen.
• Resultatenrekening: (baten) omzet geleverde diensten.
• Resultatenrekening: (lasten) lonen, honoraria, overige kosten. In het rekeningschema om de grootboekrekeningen te herkennen wordt de volgende volgorde aangehouden:
• Rubriek 0: vaste activa (gebouw), langlopende leningen, eigen vermogen.
• Rubriek 1: financiële rekeningen: debiteuren, crediteuren, bank, kas.
• Rubriek 2: tussenrekeningen, kruisposten (bankstorting vanuit de kas).
• Rubriek 3: voorraden.
• Rubriek 4: kosten.
• Rubriek 5: kostenplaatsen.
• Rubriek 6: productierekeningen
• Rubriek 7: inkopen.
• Rubriek 8: omzet (ontvangen voor dienstverleningen).
• Rubriek 9: buitengewone baten en lasten; rente en kosten baten en lasten. Uniformiteit is belangrijk om onderlinge posten te kunnen vergelijken. Alle Zorgadministratiebureaus (Zab’s) moeten dezelfde betekenis geven aan een rekeningnummer.
• Dubbel boekhouden is belangrijk om overzichtelijk en uniform de financiële positie van de relaties van de Zorgadministratiebureaus te kunnen bepalen.
• Zodat ook na een signalering een bijsturing kan plaatsvinden.

Het bovenstaande heeft te maken met een boekhouding. Een administratie gaat verder.

• Bijvoorbeeld een loonadministratie, urenregistratie, contracten met partijen.
• In een administratie kunnen ook projecten worden vastgelegd.

2. Kostensoorten

Kostensoorten kunnen we groeperen naar kostenplaatsen en kostendragers.

• Dit kan een rol spelen als de kosten meer inzicht moeten geven waarvoor zij zijn uitgegeven.
• Zoals voor welk onderdeel van de organisatie (kostenplaatsen voor een afdeling of project).
• Of de dienst of product waaraan de kostenplaats kan worden ondergebracht (kostendrager).
• Voordeel om informatie te verfijnen of te verbijzonderen. Gebeurt met codes in de boekhoudsystemen. Belangrijk voor de kostenbewaking.
• Op een efficiënte manier kan snel informatie worden gegeven.
• Voor het beleid kan dit aanleiding zijn om bepaalde keuzes anders te maken.
• Voor het opstellen van budgetten (begrotingen) zijn kostenplaatsen een goed hulpmiddel.
• De informatie uit de boekhouding moet hierop ingericht zijn.
• Door een rekeningnummer extra te voorzien van een indicatie voor een bepaalde kostensoort, verkrijg je automatisch meer gedetailleerde informatie.
• Bij de stafbureaus van de 8 zorgfondsen kunnen deskundigen zorgen voor een toepasbaar uniform systeem. Waardoor onderlinge vergelijkingen mogelijk zijn.
• Bij de ziekenhuisadministratie is het eveneens zeer gewenst uniformiteit in administratie (nog) verder te ontwikkelen. Bij de ziekenhuizen is het bedrijfsmatig inrichten van de financiële administratie noodzakelijk aansluitend op het toegepaste management.
• Dit zal stapsgewijs zijn beslag kunnen gaan krijgen.

Kostenplaatsen kunnen op verschillende manieren worden benoemd. De financiële overzichten geven vervolgens de gewenste informatie.

• Een zelfstandige kostenplaats kan gebruikt worden voor een afdeling of object.
• Met de invoering van een kostendrager in het boekhoudsysteem wordt verdere verfijning mogelijk. Naast de kostenbewaking geeft de administratie meer detailinformatie.
• Een hulpkostenplaats is bruikbaar als kosten bijvoorbeeld voor een huisvesting of voor de receptie worden verzameld.
• Een hoofdkostenplaats kan gebruikt worden als een bepaalde afdeling zelfstandig een dienst verleend en waarna een afrekening op volgt.
• In de huidige boekhoudprogramma’s kun je stapsgewijs de gewenste kostenplaats en kostendrager automatisch koppelen aan de bedoelde grootboekrekening.
• Als met begrotingen (budgetten) wordt gewerkt zal de financiële administratie daarop moeten zijn ingericht. Belangrijk is dat er steeds een afstemming plaats met de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Het is van belang dat er weloverwogen een functionele administratie wordt ingericht. Binnen de stafbureaus van de 8 Zorgfondsen is voldoende kennis en inzicht aanwezig om gezamenlijk tot een werkbare administratie voor de eerstelijns- en tweedelijns zorgverleners te komen.

3. Functiescheiding

Functiescheiding is een vereiste in de administratieve organisatie. Functiescheiding kan gezien worden als kostenverhogend. Het tegendeel is het geval.

• Bij een effectieve functiescheiding worden taken over verschillende medewerkers verdeeld.
• De verantwoordelijkheid en bevoegdheid worden bewust gelegd bij los van elkaar werkende teams of persoon.
• Voor een goed werkende controle en toezicht is functiescheiding een vereiste.
• Vanuit verschillende gezichtshoeken kunnen gegevens worden getoetst, waarna geconstateerd kan worden dat de verwerkingen juist heeft plaatsgevonden.
• Bijvoorbeeld: goedkeuren van een betaling geschiedt door een andere persoon, dan de medewerker die de betaling verricht. In boekhoudpakketten kunnen opties hiervoor worden opgenomen.
• Zie hierna de tabel waarin verschillende functies opgenomen zijn in vijf hoofdtaken van zorgorganisaties.

Binnen de (administratieve) organisatie zijn er verschillende functies, opgenomen in vijf hoofdtaken.

Volgnr.	omschrijving	1e lijnszorg	2e lijnszorg
1	Gaan over de gehele organisatie.	Stichtingbestuur	Directie/bestuur
2.1	Beheren (bewaren) waarden en voorraden.	2e huisarts of praktijkondersteuner	Hoofd voorraad beheer
2.2	Beheren (bewaken) van apparatuur en dergelijke. Beheer van gebouwen.	Beheer zorgadministratiebureau	Hoofd middelen beheer
3	Vastleggen van gegevens en betalingen.	Administratie zorgadministratiebureau, gescheiden taken	Medewerker administratie, gescheiden taken
4.1	Direct uitvoerende taken: verpleging/verzorging en anderen.	Assistenten huisarts; praktijkondersteuner; verpleegkundige	Verpleegkundige, e.a.
4.2	Medisch specialisten; Eindverantwoordelijk voor medische taken, controles en consulten.	Huisarts; 2e huisarts	Medisch specialist: (loondienst; vrij gevestigde medisch specialist)
5	Controle en interne controle.	Nederlandse Zorgautoriteit (NZa); Interne controle bij Zorgadministratiebureau door stafbureau 8 zorgfondsen	Nederlandse Zorgautoriteit (Nza); Interne controle ziekenhuisadministratie bij zorgadministratie door stafbureau 8 zorgfondsen